הצלחת הדיוור האלקטרוני

ישנם פרמטרים רבים שצריך לקחת בחשבון כאשר שוקלים האם לבצע את פעילות הדיוור באופן עצמאי כמו:

1. האם אני יכול לייצר דיאלוג עם ספקיות האינטרנט אשר באמצעותו אהיה מודע למדיניות אשר משתנה לעיתים תכופות. או שאני בוחר בחברה מקצועית שזה עיקר עיסוקה ואשר מיסדה קשר זה.
2. האם באמצעותי משאבים טכנולוגיים ואנושיים לבדוק ולעקוב באופן שוטף אחר פעילות הדיוור אותה אני מבצע כדי לזהות חסימות, והאם יש לי את הידע להבין ברמה הטכנולוגית את מהות החסימה.
3. יש לקחת בחשבון שאם פעילות הדיוור מתבצעת מאותו IP שמתבצע משלוח הדואר הרגיל בארגון יכולה להיווצר סיטואציה שספקית האינטרנט תחסום את הIP ואז שום דואר לא יגיע ליעדו.

קריאות המכתב האלקטרוני

טעות לחשוב שאם מבצעים דיוור אלקטרוני של מסר – המסר יגיע בצורה זהה לכל הנמענים, בפרט דיוור בפורמט HTML. מגוון מערכות ההפעלה, תוכנות דואר אלקטרוני בגרסאות שונות, שרתי דואר שונים וכן מערכות הגנה של רשתות (FireWall) גורמים למכתבי דואר אלקטרוני להראות בצורה לא תקינה ולפעמים לא קריאה אצל חלק מהנמענים.
הפתרון לבעיה זו מחולק לשני חלקים:
חלק א' – כתיבת קוד HTML מתאים ונקי – יש מגוון דרכים לכתיבת קוד HTML – בדרך כלל תוכנות דואר אלקטרוני "רגישות" יותר מדפדפנים ולכן צריך להיצמד למספר כללים בכתיבת הקוד.
חלק ב' – טיפול בנמענים שאינם מסוגלים לקבל מסרים בפורמט HTML – לנמענים מסוג זה יש לשלב בראש המכתב קישור (שניתן גם להעתיקו אל שורת ה – URL בדפדפן) המפנה לעמוד אינטרנט שם מוצג המכתב האלקטרוני. מערכות דיוור מתקדמות "שותלות" קישור מסוג זה באופן אוטומטי. לחיצה על הקישור מובילה לעמוד אינטרנט הכולל מסר האישי

טיפול שוטף ברשימות התפוצה

כאשר מבצעים דיוור אחד שעובר בשלום ומשיג את התוצאות (ואם עושים את זה נכון – התוצאות בודאי מרשימות), נכנסים לשגרת דיוור. בשגרה שכזו ישנם מפעם לפעם נמענים שמעונינים להימחק מרשימת התפוצה. ללא מנגנון מסודר – נמענים יוכלו לבקש להסיר את שמם מרשימת התפוצה באמצעות שליחת מכתב אלקטרוני המבקש לעשות כן. במקרה כזה, יצטרך מנהל רשימת התפוצה לאתר באמצעים ידניים את כתובת הדואר האלקטרוני ולהסיר אותה בצורה ידנית מהרשימה. הסרה תכופה של נמענים מרשימת התפוצה מכבידה, והנזק שעלול לגרום לקוח אחד שלא הוסר מהרשימה למרות שביקש להסיר עצמו – עלול להיות מאוד גדול. ארגונים שדיוורו על בסיס יומי דיווחו על עשרות בקשות להסרה ממאגר או בקשות לעדכונים אחרים (שינוי כתובת דוא"ל, עדכון פרטים אחרים) ועל קושי גדול בשליטה לביצוע משימות אלו. מערכות דיוור אלקטרוני מקצועיות מאפשרות הסרה עצמית מרשימת התפוצה או עדכון פרטים. כמובן, יש לדאוג לאבטחת מידע למניעת מצבים של ביצוע פעולות של נמען מסויים "עבור" נמען אחר.

אפשרויות מעקב והדיווח

אחד היתרונות הגדולים של דיוור אלקטרוני על פני דיוור ישיר הוא אפשרות המעקב והדיווח. מערכות דיוור אלקטרוני מתקדמות מאפשרות דיווח בזמן אמת אחר פעילות הנמענים במכתב האלקטרוני. אפשרויות המעקב כוללות בדיקות כגון: האם נמען מסוים "קרא" את הדוא"ל, על אילו קישורים הוא הקליק בגוף המכתב האלקטרוני ועוד. על הנתונים ניתן לצפות בצורה פרטנית – ולמעשה לעקוב אחר גולש מסויים ופעילותו במכתב, אך ניתן גם לעקוב אחר קבוצת גולשים ולצפות בדו"ח כללי יותר.

התאמה אישית

התאמה אישית מוכרת לנו גם מעולם הדיוור הישיר המסורתי. אך מעבר לפנייה כגון – "אילן, יש לנו הצעה בשבילך…" מערכות דיוור אלקטרוני מתקדמות מאפשרות לשתול במכתב האלקטרוני שדות אחרים ולמעשה "להגיש" לנמען מכתב אישי המבוסס על נתונים שנאספו עליו. לדוגמא, דיוור של חנות דיסקים המבשרת לכל הלקוחות על הנחה של 20% ברכישת הדיסקים של ההרכב האהוב עליהם. כל לקוח יקבל מייל הכולל הצעה אישית עם הנחה לדיסקים של הזמר שאותו הוא מעדיף.

טיפול בכתובות שגויות ובמכתבים חוזרים

מי שהתנסה בדיוור לרשימות תפוצה מכיר את התופעה של מכתבים אלקטרוניים חוזרים – מספר שניות לאחר ביצוע הדיוור – מתקבלים ב – inbox (תיבת הדואר הנכנס) עשרות, מאות או אלפי מכתבים (תלוי במספר המכתבים שדוורו) חוזרים בעלי כותרת שונה וגוף הודעה שונה שמטרתם אחת – להודיע שהמסר שנשלח לא הגיע ליעדו מסיבות שונות: כתובת שגוייה, תיבת דואר מלאה (של הנמען), שרת דואר לא זמין (זמנית או באופן קבוע) ועוד…
בכל דיוור חוזרים בדרך כלל בין 10% ל- 20% מן הכמות שנשלחה. חלקם חוזר בגלל גורמים ספציפיים (שיתכן שפעם הבאה יהיו תקינים) וחלקם עקב סגירת תיבות, כתובת לא קיימת וכו'.
מעבר לשיבושים במערכת הדואר האלקטרוני של הארגון שעלולים להיווצר כתוצאה כניסת מכתבים חוזרים בקצב גבוה, לעיתים "מסתתרים" בתוך המכתבים החוזרים מספר תגובות רלבנטיות של גולשים שביצעו פעולת REPLY (השב לשולח). מערכת דיוור אלקטרוני מקצועית מסוגלת לסנן תגובות ממכתבים חוזרים ואף לעדכן את בסיס הנתונים שלא לדוור שוב לאותן כתובות דואר אלקטרוני שאינן רלבנטיות יותר.

לא לשכוח – קל מאוד לבצע דיוור אלקטרוני – לא קל להצליח בדיוור אלקטרוני!